Od 1 marca 2013 r. wysokość oraz warunki ustalania należności za czas krajowej oraz zagranicznej podróży służbowej reguluje jedno rozporządzenie wykonawcze. Niestety, nie wszystkie z przyjętych w tym rozporządzeniu uproszczeń mogą być stosowane do celów podatku dochodowego. Warto więc zapoznać się ze zmianami w rozliczeniach podróży służbowych.
Zmiany wprowadzone rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) miały na celu m.in. uproszczenie zasad rozliczania podróży służbowych. Niestety nie wszystkie uproszczenia mogą być stosowane do celów podatku dochodowego.
Skutki nieuwzględnienia w diecie krajowej bezpłatnego posiłku w hotelu
Od 1 marca 2013 r. w przypadku podróży służbowych zarówno kwota diety krajowej, jak i zagranicznej jest pomniejszana o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Kwoty tego pomniejszenia nie są jednakowe. Różnica wynika z faktu, że dieta krajowa służy pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia w podróży krajowej (pracodawca nie ma obowiązku rekompensowania pracownikowi całodziennego kosztu wyżywienia), natomiast dieta zagraniczna jest przeznaczona na pokrycie pełnych kosztów wyżywienia.
Pracodawca musi pomniejszyć dietę krajową lub zagraniczną niezależnie od okoliczności, w jakich doszło do bezpłatnego zapewnienia pracownikowi posiłku. Obowiązek ten występuje, również w przypadku gdy zapewniony pracownikowi posiłek nie służył wyłącznie jego potrzebom osobistym. Co więcej, obowiązek ten wystąpi także wówczas, gdy pracownik skorzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie wliczone w cenę pobytu.
Z tego powodu rozliczając pracownika, który powrócił z podróży krajowej lub zagranicznej, pracodawca musi dysponować informacją, czy w cenie pobytu za hotel został wliczony posiłek w postaci śniadania, obiadu lub kolacji. Brak wiedzy na ten temat może narazić go na zawyżenie kwoty diety wypłaconej pracownikowi za podróż służbową, czego konsekwencją może być powstanie obowiązku opodatkowania i oskładkowania tej nadwyżki na zasadach przewidzianych dla składnika wynagrodzenia ze stosunku pracy.
Sposób określenia rodzaju i klasy środka transportu w podróży służbowej
Wysyłając pracownika w podróż służbową, poza wskazaniem środka transportu, pracodawca określa również jego rodzaj i klasę. W ten sposób wyznacza poziom kosztów możliwych do poniesienia przez pracownika w podróży służbowej.
Ścisłe stosowanie się do wymogu określania klasy i rodzaju pojazdu nie zawsze będzie możliwe (i uzasadnione). W takim przypadku należy więc podać, że środkiem transportu właściwym do odbycia podróży służbowej jest samochód osobowy pracownika o danym numerze rejestracyjnym i pojemności skokowej silnika. Dane te, potrzebne również do ewidencji przebiegu pojazdu, identyfikują pojazd oraz wyznaczają poziom kosztów za przejazd w podróży służbowej.
Podstawa prawna:
– art. 11a ust. 2, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, art. 24c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.);
– art. 15 ust. 1, art. 15a, art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.);
– § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.);
– § 14 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm.);
– rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
Comments are closed.